CE QUE NOUS FAISONS AVEC VOS INFORMATIONS

· Informations collectées via notre application web de téléchargement de photos et notre serveur de transfert de fichiers FTP (File Transfer Protocol).

1. Dans le cas de notre application web de téléchargement de photos, nous stockons votre nom, adresse de livraison (si fournie), numéro de téléphone et adresse e-mail. Ces informations sont envoyées à nos systèmes internes ainsi qu'à vous (notre client) par courriel, comme confirmation de votre commande. Si la commande n'a pas pu être transmises avec succès, l'application web externe conservera néanmoins vos informations et photos, afin que nous puissions vous contacter pour vérifier s'il y a eu un problème technique ou si la commande en attente a été effectivement annulée.

2. Dans le cas de la réception de commandes d'impression via notre service FTP (pour le transfert de fichiers), vos informations stockées comprennent votre nom, numéro de téléphone et adresse e-mail, ainsi que les images que vous nous transmettez. Les informations de contact doivent avoir été préalablement fournies par téléphone lorsque nous avons configuré le compte FTP pour vous.

3. Les photos que vous soumettez et qui sont stockées sur notre application web/serveur FTP sont situées sur un lecteur crypté. Cela ne signifie pas que vos photos sont cryptées. En raison de limitations techniques, les images ne peuvent pas être cryptées. Nous transférons une copie de vos informations ainsi que les images que vous avez soumises vers notre système interne de traitement d'images, généralement une ou deux fois par jour. Nous conservons vos photos et informations sur notre application web/serveur FTP généralement jusqu'à 1 mois avant de les effacer. Le processus de suppression est actuellement effectué manuellement. VOUS POUVEZ DEMANDER QUE VOS INFORMATIONS DE COMMANDE ET VOS IMAGES SOIENT SUPPRIMÉES DE NOTRE APPLICATION WEB/FTP SERVEUR ET DE NOS SYSTÈMES INTERNES EN ENVOYANT UN E-MAIL À info@provisiaphoto.com. Nous vous confirmerons que cela a été fait. Les clients disposant d'un accès FTP peuvent demander que leurs images soient supprimées ou que leur compte d'accès FTP soit fermé/purgé. Veuillez noter que les demandes peuvent prendre quelques jours à traiter, car nous devons également localiser vos images, qui peuvent être stockées dans une version formatée pour l'impression et identifiée par un code de commande unique.

· Informations stockées sur notre système interne de récupération et de traitement d'images (appelé 'serveur'). Cela s'applique à toutes les photos soumises, physiquement, électroniquement ou via Internet (à l'exception de notre système de dépôt en personne tel que décrit ci-dessous).

1. Ce système est isolé du serveur de l'application web/FTP. Les informations sur ce serveur sont placées dans un dossier unique identifié par un surnom que nous vous attribuerons en interne et la date de la commande (approximative). Le dossier contiendra une copie des informations de commande en ligne (si elles ont été passées de cette manière), une copie d'un e-mail que vous avez envoyé avec vos instructions ou toute autre information pertinente décrivant votre commande. Vos images seront stockées dans ce dossier ainsi que toutes les images modifiées (versions recadrées, versions transformées, travail Photoshop).

2. En général, les informations sur ce serveur sont conservées pendant une période allant jusqu'à 1 an. Cela nous permet de faciliter l'impression ou la réimpression des commandes de manière à ce qu'elles correspondent raisonnablement à l'impression originale. Beaucoup de nos clients impriment des commandes scolaires ou sportives et exigent que nous conservions leurs photos prêtes à imprimer pour les commandes supplémentaires de leurs clients. Certains de nos autres clients revendent leurs photos à plusieurs reprises sur des plateformes comme Etsy et nous demandent de maintenir leur travail prêt à imprimer en un court délai. Le processus de suppression est effectué manuellement et a généralement lieu en janvier.

3. À moins d'instructions spécifiques de la part du client, nous n'archivons plus d'anciennes images.

4. VOUS POUVEZ DEMANDER QUE VOS IMAGES SOIENT SUPPRIMÉES de notre système interne de traitement d'images en nous contactant par e-mail à info@provisiaphoto.com. Nous vous confirmerons par e-mail. Étant donné que ce processus est manuel, cela peut prendre quelques jours, car nous devons localiser toutes les versions formatées pour l'impression de vos images.

· Notre système d'impression en personne en attente

Les clients qui utilisent notre système d'impression en personne en attente soumettront leurs photos via une clé USB ou un autre support. Une fois la sélection des photos effectuée et la commande d'impression soumise, le logiciel transformera les images en un format prêt à imprimer. Ce système NE STOCKE PAS vos images originales. Le format prêt à imprimer est effacé manuellement environ 90 jours plus tard. Nous pouvons donner des instructions à nos systèmes pour réimprimer des copies de photos soumises par ce système, mais nous ne pouvons pas modifier les photos car nous n'avons pas accès aux originaux une fois que le client retire le support USB du système d'impression en attente en personne.

· Envoi de photos par courriel

N'envoyez PAS de photos par courriel. Les photos qui nous sont envoyées par courriel résident sur les serveurs de messagerie, et nous n'avons aucun contrôle sur la conservation de ces informations et de ces photos.

· Notre système de facturation

1. Nous ne stockons plus les informations de carte de crédit dans notre logiciel de comptabilité. Les clients qui se présentent à notre établissement utiliseront notre terminal de carte de crédit. Nous n'avons jamais accès à vos informations de carte de crédit avant, pendant ou après le processus. Nous agrafons une copie de votre reçu de carte de crédit à notre copie de votre facture. Ce reçu n'indique que les 4 derniers chiffres de votre numéro de carte de crédit/débit.

2. Pour les commandes en ligne ou par téléphone, nous vous demanderons votre numéro de carte de crédit par téléphone, le saisirons dans notre terminal, puis nous détruirons en toute sécurité les informations de carte de crédit que vous avez fournies.

3. Les informations de facturation sont conservées indéfiniment. Certains de nos clients réguliers ont demandé que nous conservions leurs informations de carte de crédit pour faciliter/accélérer le traitement de leurs commandes. Cela est stocké dans un dossier crypté et non dans notre logiciel de comptabilité.

· Nos serveurs de données

1. Nous sauvegardons le contenu complet de nos serveurs de traitement d'images quotidiennement sur le cloud. Les serveurs cloud sont situés aux États-Unis. Les données dans le cloud sont doublement cryptées (côté client, côté serveur).

2. Nous sauvegardons le contenu complet de nos serveurs de traitement d'images sur des lecteurs USB externes. Ces données sont cryptées.

3. Les sauvegardes (cloud, lecteur USB) sont tournées, et les sauvegardes les plus anciennes sont automatiquement supprimées. Nous n'avons pas encore établi une période fixe pour la conservation des anciennes données qui ont été capturées dans une image de sauvegarde du serveur, mais nous travaillons à l'élaboration d'une politique qui répondra aux besoins de restauration en cas de catastrophe ou de défaillance de l'équipement. Nous sommes également en train de supprimer d'anciennes copies de serveur que nous pourrions encore avoir. À notre connaissance, ces copies de serveur sont cryptées.

4. Serveur de sauvegarde auxiliaire - nous disposons d'un serveur de sauvegarde auxiliaire qui possède une image en miroir du serveur d'origine. Les mêmes politiques s'appliquent au serveur de sauvegarde comme au serveur d'origine.

· Sauvegardes automatiques des postes de travail informatiques

Nos postes de travail sont sauvegardés sur un autre serveur presque tous les jours. Il est possible qu'une sauvegarde des postes de travail ait eu lieu pendant que nous visionnions/modifiions vos images, et que par conséquent, votre image ait été capturée dans la sauvegarde. Ces sauvegardes sont automatiquement tournées selon un calendrier d'environ 90 jours.

· Impressions non réclamées

Nous détruirons périodiquement les commandes d'impression non réclamées, généralement deux fois par an.

N.B. Lorsque nous installerons un serveur de traitement d'images plus rapide, nous mettrons en place de nouvelles politiques et procédures pour améliorer notre gestion des données et nos procédures de traitement. Veuillez consulter ce document de temps en temps pour les mises à jour. Ce document est sujet à révision pour corriger les erreurs ou mettre en place de nouvelles politiques.